Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang thắc mắc nếu dùng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế, người mua hàng có chấp nhận hay không và thủ tục phát hành như thế nào.Tính pháp lý của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được phát hành có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy. Đáp ứng đầy đủ những quy định của tổng cục thuế cũng như quy đinh của bộ tài chính và đáp ứng đầy đủ luật giao dịch. (Theo các quy định tại Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013, thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).

Hóa đơn điện tử là một trong 3 hình thức hóa đơn được Chính phủ quy định theo nghị định số 51/2010/ NĐCP ngày 14/05/2010 về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Theo Nhị định thỉ 3 hình thức hóa đơn đó là:

1, Hóa đơn tự in (Hóa đơn giấy)

2, Hóa đơn đặt in (Hóa đơn giấy)

3, Hóa đơn điện tử

Điều kiện, thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử

Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử

Những điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, hiện có giao dịch điện tử với cơ quan thuế, giao dịch điện tử với ngân hàng

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

Các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử gồm 3 bước đơn giản nhanh chóng như sau:

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32)

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử  mẫu

Cả 3 thủ tục trên được gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế. Để thuận tiện, đỡ mất thời gian các thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử được thiết lập cùng một lúc và gửi CQT 1 lần.

Với những bước hướng dẫn này, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về mẫu số 1 và Phụ lục của Thông tư 32 để tải mẫu về và thực hiện theo hướng dẫn là có thể phát hành hóa đơn điện tử.

Hiện nay, hóa đơn điện tử được sự hỗ trợ của công cụ phần mềm hóa đơn điện tử vì vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm để được triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.